Het ITF is een stichting en wordt geleid door een bestuur. Alle activiteiten binnen het ITF worden uitgevoerd door vrijwillige medewerkers. Vrijwilligers met een algemene interesse, maar ook deskundigen, zoals op het gebied van bijvoorbeeld tropische bosbouw, internationale samenwerking, Midden-Amerika of projectbegeleiding.
Eén keer per jaar gaan een paar medewerkers van het ITF naar Midden-Amerika, om daar lopende projecten te bezoeken, en nieuwe projectaanvragen in ontvangst te nemen en te bespreken. ITF hanteert geen lange procedures of formele projectaanvragen. Voorwaarde is wel dat het project door de ontvangende partij wordt ingediend. Hierdoor kunnen we er vanuit gaan dat het aansluit bij de lokale behoefte, en dat het goed uitgevoerd zal worden. Tegelijk wordt, voor zover hiervoor voldoende middelen bijeen zijn gebracht, aan gemeenschappen of organisaties (een deel van) het geld voor nieuwe projecten overhandigd. Uit de contacten tijdens deze ‘missies’ blijkt steeds het nut van een dergelijke kleinschalige en persoonlijke aanpak.
Wanneer voldoende nieuwe projectaanvragen zijn uitgewerkt, wordt de projectenlijst opgesteld. Deze wordt rondgestuurd aan ‘oude bekenden’ en mensen die hebben aangegeven geïnteresseerd te zijn in het werk van het ITF. De donoren kunnen kiezen welk project men wil ondersteunen. Wanneer voldoende geld voor een bepaald project is binnengekomen, wordt het bedrag bij het volgende bezoek aan Midden-Amerika overhandigd.
Het is een bewuste keuze om de middelen voor een project persoonlijk te overhandigen. Zo weten we honderd procent zeker dat er nergens iets ‘aan de strijkstok’ blijft hangen, en hoeven we niet te werken met (vaak grote, bureaucratische) intermediaire organisaties. De overheadkosten van het ITF blijven dan ook altijd minimaal. Door het persoonlijk contact is het wederzijds vertrouwen groot.
We hebben geleerd dat persoonlijk contact de belangrijkste factor is bij het succesvol verloop van een project aldaar. Het gaat dan niet alleen om controle, maar ook vaak om mensen te motiveren in het project te volharden, ze van vergelijkbare succesvolle voorbeelden uit eigen land te voorzien en ze te laten weten dat mensen in Nederland achter ze staan. Soms is die motivatie, of een stukje advies van een expert (een belangrijk deel van de vrijwilligers is tropen-expert op een of meerdere gebieden) net dat steuntje in de rug om de dagelijkse problemen te overwinnen en het project met uw donaties tot een succes te maken.
Relaties tussen de bevolking en het ITF bestaan daarom ook uit een gezonde mix van zakelijkheid en vriendschap. En die mix wordt tijdens de reizen goed onderhouden.
Op weg naar Bajo Coen over de Sixaola, Costa Rica.